Des usages que personne ne voit
Vos collaborateurs se sont équipés seuls, avec des outils que l'entreprise n'a jamais examinés. Ce qu'ils y déposent comme données échappe à toute visibilité.
Atelier · Méthode STEP
Quatre demi-journées pour décider, avec vos équipes, de la place de l'IA dans leur métier
L'IAtelier réunit 6 à 12 personnes de votre entreprise dans vos locaux, sur leurs propres dossiers. À l'arrivée, l'équipe a arrêté les tâches qu'elle confie à l'IA, celles qu'elle garde, le nom de la personne qui pilote le sujet et les indicateurs qu'elle suivra.
14 hen 4 demi-journées de 3 h 30
6 à 12personnes d'une même entreprise
4décisions prises par le groupe
3 moisavant le rendez-vous de suivi
Le point de départ
L'IA est déjà dans votre entreprise, mais personne n'a encore tranché la question
Les outils sont rarement en cause. Ce qui manque, c'est une décision prise en commun sur ce que l'entreprise accepte d'en faire. Quatre situations reviennent régulièrement.
Du temps gagné qui s'évapore
Les heures économisées sont annoncées au démarrage, puis plus personne n'en reparle. Faute d'avoir été affectées à un usage décidé, elles se sont diluées dans le quotidien.
Des sessions qui ne changent rien
Une demi-journée de démonstration laisse les équipes convaincues et le travail inchangé. Rien n'ayant été arbitré sur les tâches elles-mêmes, chacun reprend ses habitudes.
Personne aux commandes
Aucun collaborateur n'a reçu mandat pour arbitrer le sujet. Les questions d'usage remontent au dirigeant quand elles remontent, et se règlent au cas par cas le reste du temps.
Comment ça se passe
Un atelier de travail sur vos propres dossiers
L'animateur n'arrive pas avec un diaporama sur l'intelligence artificielle. Il fait travailler le groupe sur ses tâches et ses outils du moment, et chaque séquence aboutit à un document que l'entreprise conserve.
- L'animateur conduit, le groupe décide. Il apporte les repères méthodologiques et relance quand les échanges s'enlisent, mais la formulation finale revient aux participants.
- Ce sont les exécutants qui classent. Une tâche est qualifiée par la personne qui l'exécute au quotidien, seule à connaître ses exceptions et ses contournements.
- Aucun exemple générique. Le matériau de travail, ce sont les dossiers en cours et les irritants que les participants signalent en séance.
- Chaque demi-journée se termine par une décision écrite. Elle est formulée par le groupe et validée avant que la salle ne se vide.
Le déroulé
La méthode STEP, une décision par demi-journée
Chaque demi-journée traite une question, dans cet ordre. L'équipe y répond elle-même, à partir de ce qu'elle observe dans son travail.
Segmenter · Choisir
Où l'IA peut-elle nous aider ? Le groupe reconstitue une journée type, tâche par tâche, puis qualifie chacune : Aider, Automatiser, Conserver humain, Exclure. Sortie : trois cas d'usage prioritaires, choisis parmi dix à quinze candidats.
Transitionner · Transformer
Que faisons-nous du temps gagné, et qui pilote ? Estimation des heures libérées, arbitrage de leur destination, puis définition du mandat du référent IA : périmètre, temps alloué, rattachement, durée. Sortie : un plan de réaffectation validé par la direction.
Éduquer · Maîtriser
Comment utiliser l'IA sans mettre l'entreprise en risque ? Travail sur des productions réelles, plausibles mais fausses, et sur les pratiques à risque. Sortie : la matrice d'usage du métier, en trois colonnes, Je peux · Je peux sous conditions · Je ne dois pas.
Performance · Mesurer
Comment saurons-nous que ça marche ? Le groupe distingue le fait de mesurer des heures économisées et celui de mesurer ce qui a été fait de ces heures. Sortie : trois indicateurs, un d'usage, un de qualité, un de valeur, avec leur situation de départ et leur responsable de relevé.
Source. Méthode STEP développée par Paul Leonardi, professeur à l'université de Californie à Santa Barbara, publiée dans la Harvard Business Review. INWIN l'a adaptée en démarche opérationnelle de transformation du travail par l'IA, à destination des PME et ETI françaises.
Le rythme
L'architecture d'une demi-journée
Les quatre séances suivent le même découpage, connu des participants dès la première. Le minutage est tenu par l'animateur.
- 20 min · Repartir du connu. Cadrage en première séance, puis reconstitution collective de ce qui a été décidé, par les participants et sans support.
- 60 min · Faire parler le travail. Recueil structuré des situations, selon une technique qui fait passer chaque participant, y compris les plus silencieux.
- 10 min · Pause.
- 80 min · Construire. Production collective sur les outils de la séance, huit supports de travail au format A3.
- 20 min · Acter. Formulation et validation de la décision de la demi-journée.
- 20 min · Marge de régulation. Répartie selon les besoins du groupe.
Les livrables
Ce que l'entreprise garde
Tous les documents produits pendant les séances restent à l'entreprise, sous la forme où le groupe les a laissés.
Trois cas d'usage prioritaires
Sélectionnés parmi dix à quinze candidats et notés sur cinq critères : valeur attendue, temps gagné, faisabilité apparente, effort estimé, niveau de risque. Il s'agit d'une priorisation métier, dont la faisabilité technique reste à confirmer.
Un référent IA et son mandat
Périmètre, rôle auprès des équipes, temps alloué, rattachement et durée du mandat. La désignation a lieu en séance et la direction la valide sur place.
Une matrice d'usage du métier
Je peux · Je peux sous conditions · Je ne dois pas, établie à partir de situations tirées de votre activité. S'y ajoute la méthode de vérification d'une production IA en quatre réflexes.
Trois indicateurs et leurs routines
Un d'usage, un de qualité, un de valeur. Chacun avec sa situation de départ, son responsable de relevé, sa fréquence, et la revue qui l'anime.
Le document de restitution
Il consolide les travaux du groupe et revient à l'entreprise. S'y ajoutent les huit outils de travail au format A3 et un support de synthèse de la méthode STEP.
Un point à 3 mois
Un rendez-vous de suivi sur la mise en œuvre : ce qui a été engagé, ce qui a calé et ce que montrent les trois indicateurs après un trimestre.
Le dispositif
Qui anime, et sur quelle base
Faire trancher une équipe sur son propre travail suppose un cadre qu'elle n'a pas à discuter, et quelqu'un qui n'a pas d'intérêt dans l'arbitrage.
Un cadre issu de la recherche
La méthode STEP est due à Paul Leonardi, professeur à l'université de Californie à Santa Barbara, et a été publiée dans la Harvard Business Review. Les participants en discutent le fond sans avoir à se demander d'où sort la grille qu'on leur propose.
Un animateur habilité
Un consultant INWIN Digital Expert par groupe, formé à la méthode STEP et habilité par le réseau à conduire l'IAtelier. Il connaît le déroulé et les points de blocage habituels, et n'a aucun outil à vous vendre en fin de parcours.
Un réseau de 19 agences
L'IAtelier est animé par votre agence Inwin locale, qui connaît votre territoire et reste joignable une fois l'atelier terminé. Elle s'appuie sur les retours d'expérience de l'ensemble du réseau.
Périmètre
Ce que l'IAtelier ne couvre pas
L'IAtelier produit des décisions métier. Les travaux suivants relèvent d'interventions distinctes, que vous engagez quand vous le jugez utile.
- La vérification technique de faisabilité des cas d'usage retenus, la disponibilité des données et le choix des outils
- Le déploiement des solutions
- La montée en compétence détaillée de chaque population sur ses futurs usages métier
- L'accompagnement du référent IA dans l'exercice de son mandat
Annoncé dès le cadrage. Une équipe qui repart avec trois cas d'usage priorisés doit savoir que leur faisabilité technique n'a pas encore été vérifiée, sous peine de s'en apercevoir au moment de les lancer. C'est généralement là qu'un diagnostic ou un accompagnement prend le relais.
Questions fréquentes
Ce que demandent les RH et les dirigeants avant de lancer
Faut-il déjà savoir utiliser l'IA pour participer ?
Non, aucune connaissance technique n'est attendue. La condition est d'exercer ou d'encadrer l'activité étudiée pendant l'atelier, puisque le matériau de travail est le quotidien des participants. Un collaborateur qui n'a jamais ouvert un outil d'IA décrit ses tâches aussi bien qu'un autre, et c'est ce qu'on lui demande.
Qui doit être autour de la table, et la direction doit-elle être présente ?
Le groupe compte 6 à 12 personnes d'une même entreprise, majoritairement celles qui exercent le métier étudié, avec l'encadrement de proximité et la direction. La présence du dirigeant ou de son représentant est nécessaire à l'ouverture de la première demi-journée et à l'arbitrage de la deuxième, où se décident la réaffectation du temps libéré et le mandat du référent IA. Si personne n'est en mesure d'engager l'entreprise ce jour-là, la séance s'arrête à des propositions.
Combien de temps l'IAtelier mobilise-t-il les équipes ?
14 heures au total, réparties en 4 demi-journées de 3 h 30. L'espacement entre les séances est défini avec vous selon vos contraintes d'exploitation, ce qui permet d'absorber l'atelier sans immobiliser quatre journées entières.
Combien coûte un IAtelier ?
Le tarif s'établit pour le groupe et couvre la préparation en amont, l'animation des 14 heures et le document de restitution. Il vous est communiqué après l'entretien de cadrage, une fois le métier à étudier et l'effectif arrêtés : ce sont ces deux paramètres qui déterminent le travail de préparation.
Qu'est-ce que l'entreprise a entre les mains à la fin ?
Quatre décisions prises par le groupe : trois cas d'usage prioritaires formulés, un plan de réaffectation du temps libéré assorti du mandat du référent IA, une matrice d'usage distinguant ce qui est autorisé, autorisé sous conditions ou interdit, et trois indicateurs avec leurs routines de suivi. Le tout est consolidé dans un document de restitution qui revient à l'entreprise.
En quoi est-ce différent d'une formation aux outils d'IA ?
Une formation aux outils porte sur le maniement d'un logiciel et s'évalue sur ce que les participants en ont retenu. L'IAtelier porte sur l'organisation du travail : ce qui en sort, ce sont des arbitrages pris par l'équipe sur ses propres tâches, consignés par écrit. Les deux démarches se complètent, mais elles ne répondent pas à la même question.
Nos équipes utilisent déjà l'IA dans leur coin. C'est un problème ?
C'est plutôt une bonne base de départ, à condition de pouvoir en parler. La troisième demi-journée recueille les usages en place, y compris ceux qui sortent du cadre, selon une modalité qui préserve l'anonymat des réponses. Sans ce recueil, la matrice d'usage se construit sur une situation imaginaire et personne ne l'applique.
Comment sait-on, après coup, que ça a servi à quelque chose ?
Le groupe construit ses trois indicateurs en quatrième demi-journée, chacun avec une situation de départ, un responsable de relevé et une fréquence. L'objet du suivi porte moins sur le nombre d'heures économisées que sur l'usage qui en a été fait. Un point est prévu à 3 mois sur la mise en œuvre des décisions.
Parlons du métier que vous voulez passer en revue
Un entretien de cadrage permet d'arrêter le métier à étudier, la composition du groupe et le calendrier des quatre séances. Il est sans engagement et se tient avec l'agence Inwin la plus proche de chez vous.